取り組み前の状況・課題について教えてください。

私がタイに赴任した2015年当時、タイ国内のマーケットは非常に競争が厳しい状況にありました。そのため、「いかにバックオフィスの生産性を高めていくか」が管理部門における大きなミッションでした。

最初の課題が、目の前にあった大量の紙でした。日本や、過去に駐在を経験したヨーロッパでも、それなりに紙は扱っていましたが、タイは桁違いに紙が多かったです。経理だけではなく、総務や人事も含めた管理部門全体において、ほとんどすべての書類が紙でやり取りされており、それはもう膨大な量になっていました。朝、出勤すると自席には大量の紙が積まれていて、1〜2時間かけてひたすらサインをするという毎日でした。

また、われわれ建設業のビジネスの特徴として、建設現場が各地に点在しているということが挙げられます。当社の場合、各現場に経理担当者を配置して会計処理をした後で、紙の請求書を本社に集約するという作業を行っていたのですが、物理的な移動が伴うために、「請求書が今どこにあるのか」が分からなくなってしまうことがありました。結果として、請求書の所在を探すことだけで時間がかかってしまうということがありました。

そのような状況を解消するために、まずは、管理部門で取り扱う紙をすべて消し去りたいと、2〜3年かけて、調達システムや人事システムを電子化する取り組みを先に進めました。しかし、さすがに請求書だけは、請求書を発行するサプライヤーや協力会社の皆さんの負荷を増やさずに電子化することはできず、紙から卒業することはできないだろうと思っていました。

取り組みには、どのようなねらいがありましたか。

Bill Oneの導入は、われわれが抱えている「紙を減らしたい」という課題を解決しながら、「サプライヤーや協力会社に負担をかけない」ことを実現できる手段だと感じました。具体的な導入の効果として考えていたのは、次の3つです。

まず、経理業務の効率化です。それまでは、紙の請求書を受け取った後に担当者がデータを1件ずつ入力するというプロセスがあったため、業務工数が膨大になっており、効率化したいと考えていました。

2つ目は、タイ国内に点在する各現場の経理担当者を本社に集めることです。各現場に経理担当者を複数名配置することは難しく、基本的には一人で経理業務を担うことになります。そうすると、経理のナレッジの共有が十分になされず、配置された本人は成長を実感しにくいため、なかなか人材が定着しませんでした。全員が同じ場所で働くことで、こうした課題を解決したいと考えていました。

3つ目はガバナンスの向上です。請求書のやり取りは今まで個人間で行われていたため、請求書が今どこにあり、どんな処理ステータスにあるのかが分かりませんでした。例えば、誰かが手元で処理を止めてしまっていたとしても気付くこともできませんし、支払いの遅延や決算のズレが起きてしまう可能性もあります。こういったやり取りやステータスを会社として可視化することによって、決算業務の効率化にもつながります。組織的な管理ができ、ガバナンスの向上につながると考えました。

タイでは紙や手書きサインの文化が根強く残っており、建設現場で紙の請求書を手渡しで受け取ることが日常だった。

どのような影響や変化がありましたか。

紙で処理していたものを少しずつデジタル化してきたことで、「目の前の業務が変わる」という単純なものにとどまらない、大きな変化がありました。

例えば、経理担当者が同じ場所で働くようになったことで、コミュニケーションが活性化しました。若い社員にとっては成長の機会が増えることにもなり、「この会社でやっていこう」という意識を持てるようになっていると思います。

こうした取り組みは今ある業務を楽にしてくれるだけでなく、そもそもの業務プロセスや、仕事の仕方、働き方そのものも変えていくきっかけになると実感しています。そうした感覚は、経理部門の他のスタッフたちの意識の中にも生まれていると思います。

Sansan Innovation Awardの受賞を振り返ってみていかがですか。

今回の受賞は、当社にとって大変画期的なことでした。というのも、われわれ経理や人事の担当者は、直接建設に関わっているわけではないので、これまでの社内の表彰制度では対象外だったんです。Sansan Innovation Awardの受賞によって、一連の取り組みが対外的に認められたことで、タイの経理チームにとって非常に良いモチベーションアップになりました。竹中工務店の社内報にも掲載され、「梶川はこんなことをやっていたのか」と声をかけてもらうこともありました。

みんなで地道に取り組んできたことが報われ、管理部門のスタッフの士気を高めるきっかけとなり、自信を持つことにもつながっているのではないかと感じます。彼らのそんな姿を見聞きできたことが、私としても一番うれしいことでした。

今後はどんなことに取り組んでいきたいですか。

われわれは、目先の課題の解決や、単なる業務改善を目指すのではなく、「We are not an Operator, but a Business Partner」という高い目標を掲げて一連の取り組みを行ってきました。

現在は業務改善にとどまらず、経理のデータの有効活用というステージに入っています。今後はさらに経営にしっかり寄り添っていく存在になりたいです。

例えるなら、「経営のコンサルタントが社内にいる」というイメージでしょうか。経理であれば、お金に関わる情報をすべて網羅しています。それをただ処理して、決算報告をして終了ではなく、その中から得られるものをうまく活用して経営陣をサポートし、彼らのビジネスパートナーになっていけたらいいなと思います。

私自身も、タイでの経験を他の海外拠点や本社の他のグループにも展開していけるよう、取り組んでいきたいです。

変化の前の状況について教えてください。

以前は、本社ではなく、タイ国内に点在している建設現場の一つで経理業務を行っていました。取引先から紙の請求書を受け取ったら、原本は本社に送るのですが、現場に記録を残しておくためにコピーを取る必要があり、とても手間がかかっていました。その後は、取引先への支払いを済ませるため、バスに乗って、限られた時間の中で書類を本社へ運ばなければなりませんでした。

月末月初はとても忙しく、締め日までに仕事を終わらせなければならないというプレッシャーがかかることもありました。

タイでも徐々に書類の電子化は進んでいますが、依然として紙の請求書が求められる場面はあり、完全な電子化にはまだ時間がかかるのではないかと思っています。

管理部門で目標を掲げたことで、会社全体の戦略や目標に貢献するための方法を探すなど、社員の視座が上がったという。

業務を変革したことで、どのような影響がありましたか。

スタッフの生産性とパフォーマンスが大幅に向上しました。

すべての請求書をBill Oneで一元管理できるようになり、報告や質問などもオンラインで簡単にできるため、コミュニケーションが活性化しました。

請求書を受け取ってから支払うまでのプロセスには、建設現場の担当者をはじめ、現場マネジャー、プロジェクトマネジャーなど多くのスタッフが関わります。Bill Oneを活用することで、大量の請求書の中から必要な請求書を見つけることが容易になり、彼らの確認作業や承認作業も効率化されました。

また、業務プロセスそのものも改善され、チームメンバーは各自のタスクの優先順位をより明確に設定し、短期間のうちに処理しなければならない業務であっても、対応できるようになっています。

請求書の処理にかかる業務工数が削減できたことで、データ分析と戦略計画に、より多くの時間を費やせるようになりました。経理だけでなく、現場の従業員の考え方も変わったと感じています。デジタル化や自動化に抵抗のあったメンバーも、必要不可欠なものとして積極的にデジタルツールを受け入れるようになりました。

今後の展望をお聞かせください。

現在は、会計システムのデータをBIツールでビジュアライズし、分析するダッシュボードを作り、毎月のマネジャー会議で使用しています。

また、「プロジェクトデータ管理システム」というものを導入しました。会計、受注、運用データなどのさまざまなデータソースを統合して、売上予測などの高度な分析を行ったり、AIを活用して財務データへのより深いインサイトを得たりしています。

今後は、コスト管理と購買システムを連携させてワークフローを作成し、さらなる業務効率化を進めるとともに、取引の透明性を向上させたいと考えています。