今回の受賞についての感想をお聞かせください。

正直、とてもうれしかったです。社外から評価いただいたことで、われわれが進めてきたDXの取り組みが間違っていなかったと確信できました。私はコーポレート統括本部で、与信管理、法務、コンプライアンスという、会社のリスク管理全般を担っていますが、バックオフィス部門であるわれわれの業務は、売り上げを直接的に生み出すわけではないので、こうした賞をいただく機会はなかなかありません。そういった点でも大変うれしかったですね。

Contract Oneのユーザーとして初の受賞であることも光栄に思います。契約書は、法務だけが理解していればよいものではありません。Contract One導入により、コーポレートサイドの業務が効率化しただけでなく、事業部サイドの契約書に対する理解が進み、全社的にビジネスの根幹である契約書に積極的に向き合う姿勢が生まれました。これは当社にとって重要な変化だったと感じています。

DXを推進し、リスク管理体制を強化。Contract Oneユーザーとしては初のSansan Innovation Award受賞企業となった。

取り組みの経緯を教えてください。

全社を挙げて生産性の向上を目指すセールスイネーブルメントの流れの中で、どうすれば事業部をサポートできるかがコーポレートサイドの至上命題でした。まずは自分たちの業務から効率化し、それが事業部に良い影響を与える。そういった改革を考えた時、注目したのが契約書です。当社が行っているビジネスにおいて、提供する製品の仕入れ先もいるため、当社と売り先のお客様だけで完結するものはほぼありません。売り先に対する義務と、仕入れ先に対する権利の差分が、両者の間にいる当社の責任となり、リスクになります。

たとえば、契約条件において仕入れ先から著作権を移転する権利は当社にはないが、売り先との契約では「著作権を移転する」と決められていた場合、当社は売り先との契約が履行できません。そういった差分がないかを確認するため、当社では、売り先と仕入れ先それぞれの契約書を比較して、リスク分析表を作成します。

以前は、この業務に非常に多くの時間が費やされていました。リスク分析表は事業部が作り、法務担当者がそれを確認します。われわれは日々契約書に触れているので理解も早いのですが、事業部はそもそもそうした機会が多くはありません。そのため、事業部のメンバーが売り先、仕入れ先両方との契約書を読み込み、それぞれの契約条文からリスク分析に必要な項目を抜き出すのは時間がかかる上、正しい項目が抜き出されていないことも少なくなく、法務担当者と事業部との間で多くのやり取りが発生していたのです。

また、従来の契約書管理システムでは、そもそも該当の契約書を探し出すのにも時間がかかっていました。契約書が見つかっても、覚書を重ねているため、契約条件が最新の内容かどうかわからないケースもありました。PDFで保管されているだけなので、契約書の本文を検索することもできません。契約書は事業部、法務の両部門が関わるため、契約書に関する作業の効率を上げるためにContract Oneを導入しました。

各社の義務や権利がすべて記載される契約書を理解することは取引の基本です。既存のお客様へ新たな提案する際も取引条件をしっかり把握しておく必要があります。Contract Oneの導入には、作業効率の向上だけでなく、契約書そのものに対する事業部の理解を深められるという期待もありました。

日々の業務はどのように変わりましたか。

初めに契約した契約書とそれに連なる覚書が一元管理されことで、目的の契約書に迅速にたどり着けるようになりました。そして、Contract One AIの機能を活用することでリスク分析表の作成が迅速かつ正確になりました。以前は事業部からの問い合わせへの対応に多くの時間を割いていましたが、事業部の契約書への理解が進んだことで、問い合わせが減っただけでなく、問い合わせの内容も一歩進んだものになっています。

導入にあたっては、この取り組みが成功した未来についての認識をチームメンバーに共有することを重視しました。目的を把握して目線を合わせることで同じ方向に進めますし、やらされているという認識ではなく、納得して取り組むことで個々のモチベーションも上がります。説明会では、Contract Oneの基本的な使い方だけでなく、リスク分析表の作成にどう活用できるかについても説明しました。これが事業部のメンバーに響いたのではないでしょうか。定量的なところで言えば、リスク分析表の作成に要する作業時間が20％ほど短縮されました。

また、コンプライアンスについてもより強化しました。反社会的勢力との取引を行わないようにする方法はいろいろありますが、新規取引の申請時に取引先にそうしたリスクがないかチェックするのでは、すでに取引が決まっていることが多く、タイミングが遅い。営業DXサービス「Sansan」で、名刺を交換したタイミングでリスクがないかチェックし、早いタイミングでアラートを出せる仕組みができたことも大きな変化だと思います。

社員の意識にはどのような変化がありましたか。

取引において契約書は避けて通れないものです。しかし、実際はトラブル発生時など、特別な時にしか意識しないものだったと思います。その契約書への意識が、今回の取り組みで変化しました。目的の契約書が容易に見つかる。かつその内容が理解しやすい。こうした環境ができたことで、契約書が身近になり、全社的に契約書に向き合う機会が増えたと思います。

今回の取り組みによって、エンジニアのように専門知識を持たなくても、ITツールやAIの活用で自らの業務を効率化し、質を上げられることがわかりました。コーポレートの業務が効率化すれば、必ず営業にもいい効果が現れると信じ、今後も新たなツールやAIを業務に積極的に取り入れ、業務改善に取り組んでいきたいと思っています。

以前は、どのような課題がありましたか。

私はワークプレイス事業部で、営業の見積もりの作成支援や、契約書の内容を確認して、それを営業にフィードバックするといった営業支援を行っています。こうした業務の中で最も負担に感じていたのが、契約書のリスク分析でした。特に大変だったのが、リスク分析表に当てはまる項目を探すことです。契約書の文言は、同じ内容でも当社と取引先で表現が異なるケースが少なくありません。もともと法務の知識があったわけではないので判断が難しく、その都度、担当部署や法務チームに確認をするなどのやりとりが多く発生していたのです。

業務はどのように変化しましたか。

まさかこんなに時間が短縮できるなんて、すごく驚いています。以前は、二つの契約書を上から下まで交互に読み、照らし合わせるという作業を何度も繰り返していたのですが、それが1回で済むようになりました。また、細かい文言が違っても、Contract One AIを使えば、同じ意味の文言を抜き出して提案してくれるので、体感としては、作業時間が半分になった感覚です。そもそも、当社の場合は取引先が多く、たくさんの契約書を取り扱っているため、保管されている契約書の中から目的の契約書を探し出すのもひと苦労でしたが、契約書自体が探しやすくなったことも大きな変化です。

何より契約書の理解が進んだことで法務チームとの意思疎通ができるようになり、やりとり自体がスムーズになったと感じています。リスク分析にかかる時間が短くなったことで、契約締結までのリードタイムも、これまで1週間から10日ほどかかっていたものが半分程度になったのではないでしょうか。これからも業務の効率化を図っていけたらと思っています。

Contract OneのAIを活用したチャット型検索で、確認したい条項を抽出。リスク分析表の作成にかかる時間を大幅に短縮できた。

意識の変化について感じていることはありますか。

リスク分析表を作成する際、これまでは、「あぁ、やらなきゃ……」という重い気持ちで臨んでいたのが、今は「よし、やろう！」という前向きな気持ちで取り組めるようになりました。もともと取引上のリスクは何か確認しようという意識はありましたが、これまでは、時間に追われて、正直なところ、ある程度のところで折り合いをつけていました。今は、時間にも気持ちにも余裕ができたことで、リスクに対して能動的に向き合えていると感じています。対応をしながら得たノウハウで、営業担当者にリスクの指摘もできるようになりました。

営業担当者も契約書の確認に費やしていた時間が削減されたことを大きなメリットと感じていると思います。また、契約書に対して苦手意識を持っていた人が多かったのですが、やりとりを通して、営業担当者の中でも契約書が身近な存在になってきているのを感じます。同時に、営業担当者一人ひとりがもっと契約書に親しみ、契約書に対する苦手意識をなくしてくれたらいいなとも思っています。ツールを上手く使えば、必要な答えが得られるということを伝えていきたいですね。