受賞した感想をお聞かせください。

Sansan Innovation Awardへの応募は、今回が2度目でした。2020年に、Sansanを導入して2カ月で早くも名刺情報から物件が販売できたので、その成果をもって応募してみましたが、その年は受賞することはできませんでした。その後、Bill Oneを導入したことでDXがさらに進み、社員の働きやすさも大幅に向上させることができました。その結果を知ったSansanの担当者から後押しされたこともあって2度目の応募をしたところ、Sansan Innovator BO Prizeを受賞することができました。

DXを推進していくと、ITツールがあることは当たり前になってしまいます。常に改善し続けないと、特に社内からは変化を感じてもらいづらくなりますし、評価もされにくい。だからこそ、第三者から評価されたことは、大変うれしく思っています。私一人の力だけではなく、社員全員の協力があったからこその受賞だと考えていますので、とても光栄です。

熊野古道プロジェクトでは、宿泊施設を作ることで、観光ビジネスや雇用機会を創出。不動産を軸に地域創生に取り組んでいる。

取り組み前はどのような状況でしたか。

日本ユニストは、事業用不動産のノウハウを生かした地方創生や、ホテルの開発・運営といった新しい分野への事業展開も行っています。創業当時から変わらないミッションは「付加価値の高い不動産を提供し、社会に貢献する」。このミッションを大切にしながら、事業活動に取り組んでいます。

私がIT企業から転職してきた2019年、社長から「営業の生産性を5倍にする」というミッションを提示されました。このとてつもなく大きな目標を達成するためのビジョンとして、DXのグランドデザインを描いたのが、当社のDXの始まりです。

不動産業界は、DXが非常に遅れています。入社当時は全てがアナログでした。書類も全て紙だったので、社員が営業に出掛けると処理が滞り、退職者の引き継ぎの際には事業活動にも支障が出るような状況でした。経理業務については、誰が、いつ、どのタイミングで、どういった支払いを行うべきかが管理できておらず、全社的に不透明であることが課題になっていました。

「生産性5倍」と聞いて考えたのは、今の組織規模のままで売り上げを5倍にすること、つまり人を増やさずに売り上げをどう上げていくのか、経費をどう削減していくのかがポイントになるということです。そこでまず、日常的に使うコミュニケーションツールの統一に着手しました。社内外のやりとりに使っていたさまざまなツールを一つに絞り、標準化できたところでSansanを導入。そこから、いろいろなITツールの利用を推進しました。その後、新型コロナウイルスの感染拡大と同時期に経理担当者の東京転勤が決まったことから、請求書の処理を本社から離れた東京で行わなければならない状況になり、想定していたよりも早くBill Oneの導入を進めました。

社員一人ひとりがコストを省く意識を持つようになりました

特に注力したことを教えてください。

取り組みを始めた当時は、Bill Oneを導入していることを知らずに社員が請求書を紙で受け取るといったことがよく起きました。このような非効率なフローを発生させないように、業務フローを可視化して勉強会を開催することで活用方法を浸透させ、お客様へのアナウンスも徹底しました。

各部門との認識合わせも、丁寧に行うように心掛けました。営業部門においては、導入するメリットだけを伝えても、どのように成果に結び付くのかがイメージされないと活用もされず、結果として売り上げにもつながりません。バックオフィス部門においては、一人ひとりと面談を行い、時間を費やしている業務の透明性を上げることから始めました。業務品質がどれだけ上がり、新しい取り組みにどれだけ時間を割けるかを見極めて、Bill Oneを活用する効果を知ってもらうことが大切だと思ったためです。

取り組みにより、どのような変化がありましたか。

請求書をデータ化して環境をクラウド化できたこと自体が大きな成果ですが、リモートワークの実施による移動コストの削減も、「生産性5倍」につながる成果の一つです。社員一人ひとりも、効率性を重視しコストを省く意識を持つようになったと感じます。さらに業務の一部をRPA化することで、人にしかできない業務に専念できる環境も整ってきました。

取り組みを始めた当時は、社内には少なからずITツールに対する拒否反応がありました。今は、ITツールがあるのが当たり前、ないと不便という状況に変わってきましたね。

取り組み前はどのような状況でしたか。

不動産企画開発の営業事務、それに伴う支払い・購買業務、総務などを担当しています。これまでは、郵便物を開封してPDF化する、営業担当者に内容や対応期日を個別に確認するといったアナログな業務を行っていたので、処理が滞ることが多くありました。

請求書をオンラインで受け取ることになるとは、まったく想像していませんでした。不動産業界は、形を変えることへの抵抗感が強い業界です。DXのグランドデザインで見た「請求書のオンライン化」という言葉だけは頭にすごく残っています。その時は、手探りでやっていくしかないと覚悟を決めました。ただ、決まった型で対応を繰り返すことの多い業界の中で、DXを取り入れようという姿勢は斬新で、期待もふくらみました。必要なこととそうでないことが明確になったり、業務がスムーズに進むようになったりするのではないかと想像しました。

どのような変化がありましたか。

Bill Oneを導入してから約1年で、受け取っていた請求書の9割はBill Oneで受け取れるようになりました。Bill Oneを導入したタイミングは、ホテル運営事業や熊野古道事業が立ち上がった時期と重なり、取引先が増えていました。しかし、すでにITツールの導入がある程度進んでおり、ITが便利であることは分かっていたこともあって、1年程度で一気に紙からデジタルに切り替えられました。Bill Oneをはじめ、ITツールを活用することで購買や支払いの管理がフォーマット化され、営業担当者への個別の確認が不要になり、支払いの漏れもなくなりました。また、請求書をクラウド上で管理することで、ステータスや作業の履歴が確認できるようになったため、請求業務から属人性が排除され、突発的に対応が発生した際も他のメンバーが対応できるようになっています。

営業担当者も、本来の業務に集中できるようになったと思います。請求書に関しては「取りあえず石塚に」という流れができ、請求書に書かれた支払い方法や期日を伝えることもなくなり、すぐに営業活動に戻れるようになったのです。Bill Oneの仕組みを細かく把握していなくても、私がBill Oneで請求書を素早く処理していて、そのおかげで時間ができているという認識は少なからず生まれているようです。

運営しているホテルでも、請求書のアップロードや過去に受け取った請求書情報の検索などに活用しています。ホテルはオフィスから物理的な距離があったために、導入前は現地でしか対応できませんでした。Bill One導入後は請求書の処理もオフィスから対応できるようになりました。

今後、どのように取り組みに関わっていきたいですか。

私の所属しているDX推進チームは、営業サポートの役割も担っています。弊社の営業担当者は現在5名と少数精鋭なため、1日の訪問数には限界があります。Bill Oneを導入したことで請求業務などから解放され、限られた時間の中で効率的に営業活動を行えるようになっています。また、Sansanに登録された名刺情報の更新が通知されることで、取引先の人事異動情報など最新情報を効率よく得られています。今後は営業活動の品質を高めていくために、このような情報も積極的に現場で活用できるようサポートをしていきたいと思います。