DX推進に取り組むことになった背景や課題を教えてください。

当社では部門ごとに情報を管理する文化が強く、営業や技術、生産、保守といった各部門が個別最適で動いていました。そのため、他部門と情報を共有する仕組みが十分に整備されていないことが大きな課題でした。2022年のDX推進本部立ち上げと前後する形で、情報共有の仕組みを業務改革として構築することを考え、まず取りかかったのがサプライチェーン全体の管理です。そして、次のステップとして出てきたのが、顧客情報をいかに効率的にデータベース化し全社で共有する仕組みをつくるかということです。

当社は社会インフラ事業を担っているため、お客様との関係性が10年、20年と長期にわたります。だからこそ、過去のやりとりや人脈情報を丁寧に蓄積・継承していく必要があります。しかし以前は、SFAを導入していても顧客情報の一元管理は実現できておらず、営業情報の共有やマーケティングの取り組みも十分とはいえない状況でした。そこで、全社で顧客情報を共有し、人脈やデータがつながる基盤づくりに取り組む必要があると考えました。

課題を解決するために、どのような取り組みをしたのでしょうか。

業務改革を進める上で、私が重視したのは「生産性向上とつながり」です。人がつながると、データや情報が伝わりやすくなり、そこに業務がつながることで、はじめて生産性が最適化する。そこには、DXが重要だと考えていました。

そこで私たちは、顧客データベースの構築・データ活用・活用の高度化という3段階のステップで、全社の情報基盤を変革していく構想を描きました。この構想はSansan導入時に計画したものですが、単なるツール導入ではなく、業務そのものを変えていくための設計図として位置付けました。

Sansanに対しては、ビジネスの接点である名刺を管理するサービスとして信頼感を持っていました。さらに、「出会いからイノベーションを生み出す」という企業のミッションにも親和性を感じたことから、部門を越えた情報連携の仕組みをつくるために導入を決めました。

導入当初の目的は、顧客データベースを確実に構築することでした。名刺を登録するだけでデータベース化できる仕組みは、マーケティング領域の取り組みが遅れていた当社にとって、最速で成果につながる方法だと判断しました。導入時には役員層の先行利用を重視し、実際に役員一人ひとりを訪れて名刺を預かり、登録を進めました。すると、従来の名刺の管理方法には疑問を感じていたという声も聞かれ、導入推進の支援者が現れるようになりました。

現在は、地方拠点の営業担当者の利用率が非常に高い水準で推移しています。本社の営業活動をリアルタイムで把握するために活用しており、部門を越えた情報共有の文化が根付き始めたことを実感しています。

Sansan Innovation Awardの受賞はいかがでしょうか。

正直なところ、受賞はまったく想像していませんでしたので、大変光栄に感じています。導入当初から、Sansanのさまざまな方々と一緒に試行錯誤を重ねてきました。その積み重ねが、今回ようやく形になったのだと思っています。

また、社内の利用部門の皆さんにも非常に感謝しています。働き方を変えるための仕組みづくりは働く人の一番の喜びにつながるので、今回の受賞を通じて、関係部門とともにSansanをさらに浸透させていきたいと思います。

来年2027年に迎える創業130周年には、多くのお客様や取引先様をご招待してイベントを開催する予定です。その際にSansanを使って集客やフォローアップをできるよう、準備を進めていきたいと思います。

本社がある大崎駅前のThinkPark Tower。大正2年に大崎駅前に工場を創設して以来、長きにわたって大崎という街の発展にも貢献してきた。

今後の展望を教えてください。

名刺の登録数は45万枚を超えました。名刺管理の仕組み自体はほぼ完成フェーズに入っており、今後はこのデータベースをどう活用するかが重要になります。現在は、Sansanの名刺情報と社内データを有機的につなげて、BIツールによるデータ活用を進めています。

今後見据えているのは、AI活用です。短期的にも中長期的にももう一段、利便性を向上できるのではないかと考えています。例えば、お客様との会話を自動でデータ化し、営業活動の履歴として蓄積・分析するような仕組みを検討しています。そうすることで、営業担当者は入力作業に時間を割くことなく、お客様との対話そのものに集中できるようになります。また、人と人のつながりから生まれる情報が全社で共有されることで、「こういう提案ができるのではないか」「別部署でも活用できるのではないか」という新しいアイデアが自然に生まれる環境をつくりたいと考えています。

当初計画した3ステップは、第1ステップは完遂、第2ステップはBIツールによる活用基盤の構築段階まで進んだので、第3ステップのAI活用で、さらなる飛躍をしたいと考えています。そして、次のステップへ進む中で、働き方をより良くする取り組みを進め、社内の皆さんの喜びにつなげていきたいです。

取り組みを推進していく中で、どのような変化がありましたか。

営業部門だけではなく、さまざまな部門で情報を共有しながら活用する動きが広がってきました。

以前の営業現場では、部門間で情報が分断されていたため、進捗報告だけの会議が非常に多い状況でした。現在は、集約された案件情報を閲覧することで、最新の情報を共有できるようになり、お客様の満足度向上にもつながっていると考えています。

営業現場以外だと、Sansan導入の当初は、私の部門が登録を支援していました。例えば、展示会があれば、「Sansanに登録するデータをください」と社内を回ってお願いしていたのです。しかし最近では、「この名刺を登録してほしい」「メール配信に活用したい」といった相談や提案をもらう場面が増えてきました。また、メール配信の活用について、新規顧客開拓の機会が少ない当社が関連会社に教わるといった、グループ会社を含むコミュニケーションも広がっています。

集約した案件情報は数千件に上り、組織全体で情報を共有・連携する社内の風土ができてきたと感じています。情報連携が進んだことでコミュニケーションが活性化され、結果として業務の品質向上にもつながっています。

変化につなげられた理由は何でしょうか。

各部門の困りごとを丁寧に聞きながら進めてきたことだと思います。「他部門の情報が見えない」「状況確認に時間がかかる」といった声に対して、仕事の進め方自体を提案しながら、取り組みを推進してきました。DX推進に対する温度感は部門ごとに異なるため、各部門で協力してくれる人を見つけ、その人を中心に巻き込んでいったことも大きかったと思います。

お客様と接する際には、最新の情報に基づいたコミュニケーションができるようになり、顧客満足度が向上したと語る。

DXを推進する立場としての、今後の展望を教えてください。

蓄積してきた案件情報や過去の納入実績などを、AIを活用して分析できるようにしたいと考えています。例えば、案件同士の類似度を判定できるようになれば、過去の知見とこれから取り組む案件との関連性も見えやすくなりますし、部門ごとに進めていた取り組みの共通点にも気付けるようになります。

DXというとデジタル化のイメージが強いですが、仕事の仕組みを変えていくことが本質だと考えています。デジタルツールを導入することにとどまらず、効率化できた作業時間を、より深いコミュニケーションや本質的な仕事に使える環境をつくっていきたいです。そして最終的には、お客様へのサービス向上と社員の働きやすさ、どちらにもつなげていければと思います。