受賞理由となったDXの取り組みについて教えてください。

デジタル技術の導入による社内の生産性向上を目的として、「守り」と「攻め」の2つの局面でDXに取り組みました。守りのDXは、身近なものをデジタルに変えることから業務の無駄をなくす抜本的改革であり、チャットツールの導入や申請ツールのクラウド化などを行いました。攻めのDXは、SFAやMAツールなどの導入により、営業利益の向上や顧客接点の改革を目指すものです。

2017年ごろからまずは守りのDX、その後に攻めのDXと2段階で取り組む過程でSansanやBill Oneをはじめとするデジタルツールに出会い、今では10以上のツールを活用しています。

2020年7月にはDX推進室を立ち上げ、新規でDX事業もスタートさせました。リアルな結婚式会場に足を運ぶことが難しいゲストをオンラインでつなぎ、まるで同じ空間にいるかのような演出ができるオンラインプラットフォーム「WE ROOM」と、伴走型DX推進支援サポート「SOLVE EIGHT」という新しいサービスを提供しています。

受賞後の2022年4月、八芳園はオンライン配信スタジオ「KOUTEN」を本館内にオープン。企業セミナーや商品発表会など、ビジネスイベント配信のトータルプロデュースも手掛ける。

これまでの取り組みにおいて工夫や苦労はありましたか。

私が八芳園に入社した2013年当時は、目の前のお客様に精一杯尽くすことで売り上げを伸ばしていました。お客様に寄り添ったサービスの提供は八芳園の強みですが、仕組みを作ったり効率化したりすることは得意ではなく、他の業界に比べて大きく遅れていました。ここを改善すれば、営業もバックオフィスも改革できるのではないかと考え、DXに着手したのです。

営業出身だった私は、売り上げを上げたい一心で、MAツールなどをいきなり導入しようとして失敗した経験があります。弊社のスタッフは総じてデジタルリテラシーが高くなく、デジタルツールを使うことには抵抗や戸惑いがありました。

そこで、まずは勤怠管理や社員台帳などからデジタルに変えていきました。身近なものからデジタルに慣れ親しみ、効率化や便利さを感じることで、デジタルは味方だと思ってもらえるようにしたのです。それでも、新たなコミュニケーションツールとして導入したチャットツールが定着するまでに10カ月ほどかかりました。

守りのDXにより環境が整い、いよいよ攻めのDXだというところで、新型コロナウイルスの感染拡大に見舞われました。休業を余儀なくされ、八芳園の正門が閉ざされたのを見たときはショックでしたし、売り上げへのダメージも甚大でした。しかし、DX推進のための時間が生まれたんだ、これはきっとチャンスなんだと前向きに捉え直して、スピード感をもって改革していきました。

受賞した際の感想や周りの反応はいかがでしたか。

反響はとても大きかったですね。受賞を知らせるメッセージに対して、DX推進に携わってきたメンバーから次々とリアクションがありました。

普段は管理部門のスタッフに注目が集まることは多くありません。今回の受賞により、彼らが八芳園にとって大事な仕事を担っていることを社内外に周知することができ、非常に有意義だったと思っています。弊社のDX推進における、一つのターニングポイントとなったことは間違いありません。

受賞をきっかけにして、外部から「話を聞かせてほしい」というお声掛けをたくさんいただくようにもなりました。老舗の結婚式場だと思っていた八芳園がDX推進に取り組んでいることに驚かれ、同時に面白いと思っていただけているのでしょう。私自身も受賞をきっかけに外部とのつながりができました。それも1つや2つではありません。10や20といったボリュームでさまざまな交友が生まれたことで新しい知見が得られ、反響の大きさを感じているところです。

DXの取り組みを行う前を振り返ってみていかがですか。

私が所属している部署では、企業さまのイベントや個人の節目のお祝い、ドラマや映画の撮影など、多岐に渡るイベントプロデュースを年間1000件ほど承っております。初回の商談から打ち合わせ、当日の立ち会いまで一貫して行っているのが特徴です。企画ごとに担当者が付いて進めているため、以前は情報の集約が課題になっていました。というのも、問い合わせ管理や勤怠管理、日報、交通費申請など、ほとんど全ての作業を紙ベースで処理していたために担当者しか分からない部分が多く、チーム内で共有できていなかったのです。

紙で処理することの効率の悪さにも課題を感じていたのですが、一方でデジタルツールという新しいものを使うことに対しても、私たちのチームは少しマイナスのイメージを持っていました。ずっとやってきたやり方を変えなければならないわけですから、「また新しいことを覚えるのか」と躊躇していました。

しかし、使っていくうちにデジタルで行う業務の効率の良さに気付き、若手メンバーが上司に働き掛けるような場面も生まれ、積極的に使うようになりました。時代に合わせて仕事のやり方も変えていくことに、チームのメンバーが前向きになってきたと感じています。

フィールドセールスと並行してインサイドセールスも担当しており、新たな顧客接点を持つ機会が多い。見込み顧客の醸成にも注力している。

DXによって、働き方はどのように変わりましたか。

まずは勤怠管理や日報などの毎日行うルーティンワークからデジタル化が進みました。一つずつ使いながら慣れていくうちに手間の少なさや便利さに気付き、その経験が少しずつ意識を変えることにつながっていったのではないかと思います。

最も大きな変化は、一つの処理にかける時間が圧倒的に短縮されたことです。そのおかげで、お客様と向き合う時間を多く作れるようになりました。Sansanを利用することで、名刺管理だけではなく商談履歴も追えるようになり、課題として挙がっていた情報管理やチームメンバー間での情報共有も実現できています。

デジタルの活用は、今までできなかった新たな提案にもつながっています。例えば、これまではスペースやレイアウトによって会場を提案していましたが、お客様の課題解決を重点的に考え、オンラインプラットフォーム「WE ROOM」を使ったオンラインとリアル会場を結ぶという自由な発想から生まれたアイデアを提案するようになり、提案の幅が広がりました。

デジタルを使うようになってから、オンライン、リアルを問わず、新しいお客様と出会う機会が少しずつ増えているのを実感しています。従来のやり方に固執せず、既存のお客様にも新しいお客様にも、これからのイベントの在り方を提案していけたらと思っています。