Sansan Innovation Awardの受賞を振り返ってみていかがですか。

大変うれしく思っています。経理の仕事は、経営者や営業部門のように、さまざまな場所へ出掛けて商談をまとめたり、売上をつくったりという華やかな成果が上がる仕事ではなく、地道にコツコツと正確かつ着実な業務を行うものです。今回の取り組みも、業務の延長線上で地道にやってきたことで、その成果がSansan Innovation Awardの受賞という形で認められたことは、驚きでもありました。

Sansan Innovation Awardの発表イベントと同日にはちょうど日本アカデミー賞の発表も行われていたんですが、最優秀作品賞をとった映画監督のスピーチが印象的でした。50年以上にわたって主役に斬られる役割に徹して「日本一の斬られ役」と呼ばれた俳優、故・福本清三さんの言葉を紹介していました。福本さんは、「たとえ華やかな仕事でなくても、真面目にコツコツと働いていれば、いつかは評価される」という話をよくなさっていたそうです。経理の仕事も同じだと思いました。

全社の経理業務を担う立場で直面されていた課題について教えてください。

以前から、経理業務にはアナログな作業が多く、課題がたくさんありました。どうしても紙の請求書を扱わなければならなかった経理業務において、当時は仕分けや開封、上長への回覧など、アナログな業務が多かったんです。処理の途中で紛失してしまったり、経理への提出が遅れてしまい、取引先様への支払い漏れが発生しそうになるなど、課題が山積みでした。もし大きな金額の支払いが漏れることがあれば、正しい金額での会計処理ができず、決算に影響する可能性もありました。

また、当グループには子会社が多く、個社ごとに使っているシステムが異なっていたり、そもそもシステムを導入していない会社があったりする状況でした。グループ全体の決算を早期化する業務改革が求められる中、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応を進める必要もありました。そのためには、全社統一で使えるシステムが必要だと感じて、Bill Oneを導入しました。

グループ全体で国内外に22の会社を抱えている。UNISOLビジネスパートナーズ株式会社はその主要会社のコーポレート業務全般を担う。

取り組みによってどのような変化があったのでしょうか。

Bill Oneの導入によって、前述の課題をおおむね解決することができました。もともと、グループ各社に業務を改善しようという意欲があり、積極的に協力してくれたことで、スムーズにBill Oneの導入と業務改善が進み、短期間で成果が出せたのだと思っています。

以前は業務時間の大部分をアナログな経理業務に費やしていましたが、今回の取り組みによって効率化がなされ、生まれた余力を経理以外の部門も含めた業務改善にも充てられるようになりました。経理というと、どうしても過去の数字を追いかけるような業務が多かったのですが、今後は、経営方針に影響を及ぼすような、未来予測に関するデータの提示にも力を入れていきたいと思っています。

グループ全体での、今後の展望をお聞かせください。

目下のところでは、一部残っている紙の請求書や、自分たちで受領・処理をしている電子請求書についてもBill Oneで受け取れるように動いています。

私が現在所属するUNISOLビジネスパートナーズ株式会社は、グループ全体の業務を標準化しDXを推進していこうという流れを受けて、グループの総務部、人事部、経理部の業務を一手に担うため、2025年1月に設立されました。

将来的には、当社のグループ会社間で発生する立て替え金の精算も、請求書のPDFをメールでやりとりする現在のやり方ではなく、Bill Oneを活用してグループ各社が必要な情報をお互いに見に行くという形を実現したいと考えています。また、間もなくデジタルインボイスの時代がやってきます。請求書を発行する側も、受け取る側も、共通の請求書番号を通じて支払い処理をしたり、入金後の消し込み作業をしたりするでしょう。双方ともに、さらに業務改善がなされていくはずです。Bill Oneはデジタルインボイスにも対応していますし、今運用している処理フローを変えずに各種の処理を進めることができるので、これからもどんどん効率化が進んでいく未来が見えています。API連携や、RPAの導入も積極的に行い、さらに生産性の向上を図っていきたいです。

Bill Oneは、グループ共通で導入した初めてのシステムです。今回の取り組みによって紙の請求書がなくなり、変化を実感したことで、「自分たちでどんどん変えていこう」という空気が生まれているように思います。効率化のノウハウや改善の成功例を、グループに横展開することもできるようになりました。今後も請求業務に限らず、グループ全体の業務効率化をリードしていきたいです。

取り組み前にグループ全体で抱えていた課題について教えてください。

支払い業務は、他に比べて効率化が非常に遅れていました。さらに、グループ全体では、各社で支払い業務のやり方が異なることが課題で、なんとか統一していきたいと思っていました。ただ、なかなか突破口を見つけられずにいたんです。そんなときにBill Oneに出会い、ボトルネックになっていた支払い業務の効率化が可能になるだけではなく、いずれはグループのコーポレート業務全体を標準化していけるイメージができました。

実際に、どのような影響がありましたか。

経理業務のあり方が大きく変わりました。紙の請求書を処理するのに多くの時間がかかっていて、とても大変な作業だったのですが、それが完全になくなったことで、グループ各社からも変化を実感する声をもらっています。Bill Oneを使って既存の経理業務をデジタル化し、効率化できたことはもちろん、支払いに必要なデータを自動で出力して他のシステムに取り込むといった、その先の付加価値にもつなげていけるようになりました。

従来の業務がなくなった分、空いた時間でノーコードアプリの開発に向き合うなど、明らかに業務の質そのものが変わりました。アプリを開発しているのは、以前は請求書の受け取りや仕分け、開封、紙の請求書のファイリングなどの作業を行っていたメンバーです。かつてのようにアナログな作業に工数を取られるより、課題を解決していく仕事の方が楽しく、充実しているようです。そういう声を聞くと、Bill Oneを導入してよかったなと思います。

グループとしての今後の展望をお聞かせください。

今後はグループ全体にBill Oneを広げていきたいです。現在、Bill Oneを導入しているのはグループのうち7社です。振り返ると、今回採用した導入プロセスが、うまく機能したと思っています。まず核となる会社で先行して導入し、業務の効率化と標準化のノウハウを定型化。そこで作った理想的な標準フォーマットをもとにして、各社の要望に沿ってカスタマイズしながら導入先を広げていくという方法でした。

UNISOLグループは、文化の異なる会社が集まっているので、どうしても統一できない部分もたくさんあるんです。それでも、自分たちがどういう業務をしていきたいか、どういう形であるべきかを考え続けて、一つひとつの業務を標準化していきながら、働きやすい環境をつくっていきたいと思っています。