経理部門が抱えていた課題の解決に取り組まれた経緯について教えてください。

2019年に、東京で開催される翌年のオリンピックに向けて、政府が時差出勤やテレワークなど働き方改革を推奨したことがきっかけでした。ちょうどその頃に、当社の社屋を移転することも決まっていたので、全社的に「それならうちもテレワークを進めようか」という話をしていました。2020年に入るとコロナ禍の影響もあって、否応なしにテレワークの推奨が始まりました。

ただし、経理については、請求書をはじめとした紙の書類を山ほど処理する必要があり、最初のうちは「在宅での作業はまず難しいだろう」という気持ちのほうが大きかったんです。

しかし、上司からかけられた「なんで経理はテレワークできないの？」という言葉で一念発起しました。どこから手を付けていくかを考え、ICTを導入し、テレワークをかなえるための環境を整えていったのですが、最終的に困ってしまったのが請求書の受領でした。

郵送で本社に届く請求書に関しては、誰かが出社しなければ開封することができません。さらに経理では、担当者ごとに仕分けした請求書を承認者に回してハンコを押してもらい、それらを1枚ずつ目視しながら振り込みデータを作るという作業を行っていました。とにかく郵送されてくる請求書の受領をどうにかしない限りは、どう考えても在宅勤務を実現することは100%無理だと思っていたので、半ば諦めのような気持ちもありました。

ただ、どうにかならないのかなっていうのはやっぱり心の片隅にはあって、そんなときに出会ったのが、Bill Oneでした。たまたまCMを観て気になって、問い合わせをしたんです。話を聞いて、まさに私たちの求めていたサービスだなと感じました。そこで、どんな課題を解決できそうかなどをまとめて上⻑にプレゼンし、導入に至りました。

活用の推進に当たっては、どのような工夫をしましたか。

当初は、9つあるグループ会社のうち3社だけでBill Oneを導入し始めました。経理課のメンバーはそれぞれ担当の会社を受け持っているので、1社ごとにBill Oneで請求書を受領した割合をグラフ化し、目に見える形で把握するようにしていました。

「私の担当会社は、あと少しで90%を超えられそうだな」「他の会社に比べて少し割合が低いから、働きかけを頑張ってみよう」というように、みんなで取り組んでいきました。その成果を賞与評価にも反映させたことで、さらに効果が上がり、メンバーのモチベーションを保つことにもつながったと思います。

2020年に本社を移転。グループ3社の機能を１拠点に集めることとなり、テレワークを進めるきっかけとなった。

社内外でどのような変化が起きましたか。

当社には毎月、グループ会社の分も合わせると約1300枚の請求書が届くのですが、以前はそのうちのほとんどが郵送されてくる紙の請求書でした。それが今では、請求書の9割以上をBill Oneで受け取れています。その結果、紙の請求書の処理にかかっていた工数を大幅に削減することができました。また、以前まで経理課のテレワークの日数はゼロでしたが、今では月の労働時間のうち50％くらいまで増やすことができました。もはやBill Oneは、本当になくてはならない存在です。

そう思っているのは経理課だけではありません。例えば、新たな会社をM＆Aでグループ化したときなど、その企業の担当者から「早くこの会社でもBill Oneを入れてよ」と言われたりします。請求書の承認を担当する役職者は、「俺、出張ばっかりだし、請求書の確認はBill Oneがないと進まないよね」と話していました。経理だけでなく他の部署にとっても不可欠な存在になるとは、正直思っていませんでした。

請求書を発行していただく取引先企業側も、業務が楽になったと思います。企業によっては、普段はメールでやりとりしているのに、請求書だけは紙で郵送されてくる、といったケースも多くありました。そういった企業に「メールでもお送りいただけますよ」「Bill Oneで請求書を送付することもできますよ」とBill Oneでの対応をお願いしたんです。対応を切り替えていただいた後は、郵送によるタイムラグがなくなり、印刷代や郵送代も減った上に、やり取りがとてもスムーズになったと喜ばれました。

また、それまではグループ各社の業務形態に合わせて、それぞれ別のシステムを使っていることが多かったのですが、Bill Oneは、初めてグループ全体で同じシステムを使う事例になりました。さらに、Bill One導入の成功を受けて、経費精算システムも全社共通のものを使うようになり、業務がさらに効率化されたので、前例がなかった「共通のシステムを全社で使う」ことへの取っ掛かりになってくれたとも感じています。

Sansan Innovation Awardの受賞を振り返ってみていかがですか。

最初に知らせを聞いたときは、本当にびっくりしました。「本当ですか」と、電話口で何度も繰り返したと思います。でも、自分が取り組んできたことが認められたと感じ、とてもうれしかったです。

受賞をきっかけに、自分たちがやってきた取り組みを社内で広く知ってもらうこともできました。Bill Oneに取引先を登録するための情報提供は現場の社員にお願いしているのですが、受賞後は協力してもらいやすくなったと感じています。

今回の取り組みは、経理課のメンバーや、グループ各社の担当者の協力がなければできなかったことです。導入当初はノウハウも何もない中で、みんな一生懸命ついてきてくれました。最初は「経理が在宅なんかできるわけないよね」という感覚だったところから始まり、実際に「在宅できるようになった」という大きな変化を考えると、周りのメンバーには本当に感謝しかありません。

今後はどんなことに取り組んでいきたいですか。

今回の成功体験があることで、「このシステムを入れたらきっとうまくいく」というように、新たな取り組みも前向きに考えられるようになりましたね。

経理業務には、本当はシステムで対応できるはずなのに、アナログで行っている作業がまだたくさん残っています。特に、属人的になってしまっている入金管理業務においては、新しいシステムの導入で解決できることもあるはずだと思っています。RPAも導入し、自動化できる業務はどんどん自動化して、業務時間の無駄をどれだけ減らしていけるかに挑戦していきたいです。これまでは目の前の仕事をこなすだけでいっぱいいっぱいでしたが、今後は新たなことに取り組む時間も作っていけると信じています。

また、年に一度の決算業務を効率化することも意識しています。これまでは決算月が近づくと残業や休日出勤が発生していましたが、ギリギリまで作業をためず、いかに年間を通して業務を進め、楽にするか。今後はそれに向き合う時間も作っていけると考えています。