受賞を振り返ってみていかがですか。

とても誇らしく思います。取り組みを行っていた当時はもう無我夢中で走り続けていましたが、その活動を外から評価してもらえたことは本当にうれしかったです。

当社代表の立野からは、常に「絶対に二番煎じはやるな」と言われていて、何でも最初にやることが社風です。今回のDXの取り組みに関しても、他社に先駆けて、本当に「今しかない」という思いで進めていったことが、成果につながったと思います。

受賞をきっかけに、同業である建築業界の方からお祝いの声を掛けていただくこともあり、取り組みの話を共有するなど交流が生まれています。以前は、社内のノウハウをオープンにして他社に共有することには抵抗がありました。しかし、Sansan Innovation Awardの受賞企業をはじめ、コミュニティーの中で同じ悩みを抱えているユーザー同士が一緒に課題を解決しているシーンがあることを知り、目からうろこが落ちるような気持ちでした。

DXの取り組みを行う前に抱えていた課題について教えてください。

建築業界は、一つのプロジェクトの期間が非常に長いことが特徴です。大型プロジェクトであれば、計画段階から竣工まで3年から5年ほどかかるので、一人がプロジェクトを担当する期間もおのずと長くなり、属人化が進んでしまいます。顧客の情報は、プロジェクト担当者個人の机の引き出しにある名刺と、頭の中にあるものが全てでした。整理された顧客データが満足になく、営業やお知らせのメールが送れなかったり、担当者が変わったときにうまく引き継げなかったりするケースが往々にしてあり、課題に感じていました。

そのため、顧客情報をデータ化し、顧客リストを作ることを一番の目的としながら、後には顧客データをみんなで共有することで会社の財産にしたいと考え、Sansanを導入しました。

Sansanは名刺の管理を行うツールだと思っていましたが、導入に当たって話を聞いてみると、われわれが抱えていた他の課題を解決できる機能があることも知りました。具体的には、一つ目に、顧客を業種別にタグ付けする機能。二つ目に、特定のタグを付けた顧客だけに絞り込んでメールマガジンを送付する機能。そして三つ目に、導入当時にちょうどリリースのタイミングでもあった、オンライン名刺の機能。これらの機能は、対面での営業ができなくなったときの切り札になると思い、導入を決定しました。

Sansanの導入に当たって、プロジェクトチームを発足。担当者が顧客データを個人所有することに危機感を持つメンバーが集まった。

DXを推進するに当たって、工夫したのはどんなことでしたか。

一番大事なのは、ツールを楽しんで使ってもらえるような環境をいかに整えるか、ということだと思います。

実は、Sansan導入当初の利用率は、全社員の3分の1程度にとどまっていました。その状況に、推進担当者としては危機感があり、利用率を上げるために対面でSansanの勉強会を行いました。

勉強会の参加者には、自分の名刺をスキャンしてくるように伝えました。2018年に会社創立60周年を迎え、プロのカメラマンが撮影した社員の顔写真があったので、その場で自分の名刺と顔写真を設定したオンライン名刺を作り、設定を完了させることにしたのです。

その結果、若手の社員を中心に、メールの署名欄でいかにオンライン名刺をクリックしてもらえるかを意識したアイデアが生まれるなど、楽しみながら競い合うような風潮が生まれ、社内に浸透していきました。

研修中の新入社員には、研修内容をSansanに入力するように指導。そのためか、若手社員は早くから、情報を共有する文化になじんでいる。

取り組みによってどんな変化がありましたか。

Sansanでの名刺管理をはじめ、メール配信やオンライン名刺、それからコンタクトといった機能を活用して営業活動を行うようになりました。商談後すぐに名刺をスキャンして、そのまま商談内容を入力できるという効率の良さが、特に若い社員に響いたようで、彼らが牽引役となってDXが進んでいきました。

DXを通して若手の成長が見られたことは、とてもうれしい変化でした。例えば、コロナ禍で始めたウェビナーも、若手社員の発案です。建築業界で、しかもわれわれの規模でウェビナーを開催することはハードルが高いと感じていたのですが、「コロナ禍で対面営業ができない中で新しい顧客を開拓するためには開催するべき」と若手社員から背中を押されて、取り組みを始めました。

そういった変化も後押しとなり、請求書管理を効率化するためにBill Oneを導入するといった具合に、どんどんと加速度的に社内のDXが進んでいきました。Sansanの導入から2年後の2022年には、新規顧客開拓にも顧客データを活用するために、デジタルマーケティング室を新設しました。

現在、国内マーケットでは大きなシェアを取れています。しかし、世界を見渡せば、ものすごく大きなマーケットが広がっています。今後の一番の課題は、海外に向けた営業活動で、デジタルツールをいかに活用していくかだと思っています。デジタルの力を使って顧客のデータを取得し、その顧客へ効率的にアプローチできる環境を整える。世界に向けて発信していくには、対面営業では限界があるので、やはりデジタルが欠かせません。

Bill Oneを導入することになった経緯について教えてください。

大きなきっかけは、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度といった法対応です。Sansanを導入していたこともあって、Bill Oneがリリースされたことをいち早く知り、早速トライしてみたいと思いました。

また、Sansanの導入によって、営業担当者たちがITツールを使って営業活動をするようになりました。彼らの営業スタイルが180度変わったのを目の当たりにして、われわれバックオフィス部門も、それに合わせて変わっていくのが当然だと感じました。

Bill Oneを選んだ理由として、Sansanの導入実績を踏まえて、セキュリティー面やデータ化の精度に対する信頼感を持っていたことがポイントになりました。また、ツールを選ぶ際には「その企業が何をミッションとしてサービスを提供しているのか」を重視しています。新しいツールを導入することで単に便利になるだけではなく、シナジーを生み出して、一緒に未来を作っていきたいという思いからです。

全社の請求書を一元管理し、いつでも検索できるようになった。ツールには運用コストがかかるが、収益力は確実に向上しているという。

ツールの利用によって、業務はどのように変化しましたか。

Bill Oneの導入前は、ほとんどの請求書を紙で保管していました。倉庫に保管している年間3000枚以上の請求書を再び見ることはほとんどないのに、保管のためだけにスペースを使わなければならないことは、会社として大きなマイナスだと感じていました。Bill Oneの導入によってペーパーレス化が進み、この課題が解消されました。さらなるメリットとして、クラウド上で管理することにより請求書の検索性が上がり、同じ請求書の重複処理を防ぐこともできるようになりました。

名刺をSansanで、請求書をBill Oneで、というように業務のベースにあたる部分をフォーマット化することで、業務効率は格段に上がります。名刺を管理したり、営業活動に必要なデータを入力したり、請求書業務を処理したりする能力が2倍、3倍に増えることになるからです。業務効率化によって生まれた時間は、本来人がやるべき仕事に充てるのはもちろん、人でしか感じられないアナログな体験にも使っていきたいです。

一連の取り組みについては、どのように捉えていましたか。

新しいシステムの導入は、それまでやってきたことを、ある意味で否定することになります。営業担当者からすると、自分が交換してきた数百枚、数千枚の名刺を全社で共有させてほしいとなれば、当然抵抗感もあったでしょう。そんな中でも、石丸が中心となり、信念を持って取り組みを推し進めていました。きっと、見えない部分での努力が大きかったのだろうと思います。

ユニオンは、その時代に合わせて人が変化できる会社です。過去の自分たちが時代にふさわしい取り組みをしていたと言えるからこそ、そこから変化した今の自分たちを正当化できるし、未来の自分たちを想像しながら働ける。これを強みに、新しい取り組みにどんどんチャレンジしていきたいです。